Działy HR i tłumaczenia – eliminowanie barier językowych

Działy HR odrywają istotną role w tworzeniu środowiska pracy i przekazywaniu informacji. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku firm będących polskimi filiami koncernów zagranicznych. Jednym z obowiązków może być zapewnienie tłumaczeń na język polski lub język obcy (najczęściej angielski). Rolą działów HR jest zapewnienie, że najważniejsze informacje są przekazywane szybko i dokładnie. W takich przypadkach tłumaczenia są istotnym elementem komunikacji.

---

Działy HR są centrum komunikacji dla pracowników i zagranicznych partnerów lub członków kierownictwa.

---

Działy HR – komunikacja z partnerem zagranicznym

Polskie filie przedsiębiorstw zagranicznych mają obowiązek utrzymania stałej komunikacji ze spółką-matką. Przykładowo może to obejmować kwestie takie jak:

– informowanie o bieżącej sytuacji polskiej spółki,

– konsultowanie się w przypadku problemów,

– uzgadnianie strategii i celów,

– przygotowanie raportów okresowych, analiz finansowych, opinii biegłych,

– informowanie o uchwałach i decyzjach podjętych w polskiej spółce,

– tłumaczenie protokołów ze spotkań rad nadzorczych, umów założycielskich.

Jednostką odpowiedzialną za przygotowanie i tłumaczenie tych dokumentów mogą być działy HR. Ponieważ dokumenty dotyczą istotnych kwestii dla polskiej spółki, oraz są przekazywane kierownictwu spółki zagranicznej, należy koniecznie zadbać o wysoką jakość tłumaczenia.

Dobre praktyki obejmują:

Uzgodnienie harmonogramu przekazywania informacji, np. raz na kwartał lub w przypadku nagłych zdarzeń. Pozwoli to na zaplanowanie działań związanych z przygotowaniem tłumaczenia;

Ustalenie osób, do których należy przesyłać dokumenty, np. czy będą to wszyscy członkowie kierownictwa, czy może wyznaczona osoba;

Wprowadzenie kontekstu, np. wyjaśnienie podstawy prawnej pewnych działań lub informacji dotyczących specyfiki polskiej spółki. Należy zwrócić uwagę na rozbieżności w regulacjach prawnych dot. prawa pracy, BHP itp. Również zawiłości systemu finansowego i podatkowego mogą stanowić trudność. Niezrozumienia w tym zakresie może prowadzić do problemów, a nawet sprawy sądowej (http://bit.ly/2YcR3XK).

Stała opieka translatorska w przypadku wizyt studyjnych lub spotkań. Pozwoli to wykluczyć ewentualne problemy w posługiwaniu się językiem angielskim.

Działy HR spółek, które spełniają określone kryteria mają również obowiązek raportowania informacji niefinansowych. Oświadczenie na temat grupy kapitałowej powinno dotyczyć wszystkich jednostek tworzących grupę. W tym celu działy HR muszą otrzymać sprawozdania ze spółek dominujących, które następne są tłumaczone na rzecz polskich urzędów (np. dokumentacji cen transferowych).

Działy HR – komunikacja z pracownikiem

Dział HR może być również odpowiedzialny za przekazywanie pracownikom istotnych informacji ze spółki-matki. Przykładowo może to obejmować kwestie takie jak:

– kodeksy postępowania i dobrych praktyk,

– wytyczne, raporty, zalecenia,

– teksty szkoleń, instrukcje dla pracowników,

– strategie globalne, biuletyny, bieżąca komunikacja na poziomie globalnym,

– procedury operacyjne.

Tłumaczenie procedur dla pracowników może nie być wymogiem prawnym, ale wewnętrzną polityką spółki-matki. Ma ona na celu zapewnienie spójności informacji na poziomie globalnym. To z kolei ma przełożenie na produktywność danego przedsiębiorstwa. Im pracownicy lepiej rozumieją oczekiwania wobec nich, tym lepiej mogą wykonać swoją pracę.

Dobrą praktyką jest zapewnienie, że 

Podręczniki dla pracowników i materiały szkoleniowe:

Gdy pracę zaczyna nowy pracownik, wprowadzenie go w realia nowego środowiska pracy jest niezwykle ważne. Materiały te są często przygotowywane na poziomie globalnym i obowiązują wszystkich pracowników spółek zależnych. Pracownik musi rozumieć swoje zadania i oczekiwania wobec niego. Podręczniki trzeba przetłumaczyć na język ojczysty pracowników i zapewnić spójność treści. Niekiedy konieczne jest wprowadzenie drobnych zmian lub dostosowań do polskich realiów.

Instrukcje BHP:

W ramach program wdrożenia pracownika konieczne jest przeprowadzenie szkolenia BHP. W pierwszej kolejności należy oczywiście uwzględnić wymagania wynikające z polskich przepisów. Dodatkowe informacje lub wskazówki otrzymane z firmy-matki należy również uwzględnić. Mogą one dotyczyć konkretnego stanowiska. Zapoznanie się z tymi informacjami pozwoli uniknąć problemów i zapewni spójność z polityką spółki-matki.

Informacje dotyczące świadczeń:

Wszyscy pracownicy powinni wiedzieć jakie świadczenia, oprócz obowiązkowych, świadczy ich spółka. Niekiedy mogą być to świadczenia specyficzne dla kraju siedziby spółki-matki.

Tłumaczenia pomagają firmom w ich ekspansji, a także umożliwiają pracownikom osobisty rozwój. Ponadto, zwiększona biegłość i pewność siebie ma bezpośrednie przełożenie na awans lub objęcie nowego stanowiska.

Gdy firmy rosną na skalę globalną, lub przedsiębiorstwa zakładają swoje filie w różnych krajach, spójność komunikacji zyskuje na znaczeniu. Częstym zadaniem działów HR jest budowanie spójnej polityki komunikacyjnej spółki. Działy HR muszą również zapewnić, że wszyscy zainteresowani są na bieżąco, jeśli chodzi o zmiany i wymagania. Począwszy od wewnętrznych raportów po materiały szkoleniowe tłumaczenia dla działów HR odgrywają ważną rolę w określeniu tonu i treści komunikacji danej spółki. Zapraszam do kontaktu w celu omówienia szczegółów naszej współpracy. Będę chętnie wspierać Państwa wysiłki w zapewnienie spójnej i zrozumiałej komunikacji.