Negocjacje biznesowe po angielsku – część 1

Przygotowania

Negocjacje stanowią nieunikniony element życia codziennego i zawodowego. Mogą obejmować rozmowy z dzieckiem, współpracownikiem, szefem lub partnerem biznesowym. Ich celem jest osiągnięcie kompromisu, czyli sytuacji gdzie obie strony są zadowolone. Siadając do rozmów każda ze stron ma swoje cele, pragnienia i założenia. Aby negocjacje zakończyły się sukcesem, konieczne jest dobre przygotowanie, umiejętność słuchania i bycie elastycznym. Dodatkową trudnością może być prowadzenie rozmów w obcym języku lub z osobami spoza własnego kręgu kulturowego. W takim przypadku, negocjacje biznesowe zyskują jeszcze jeden wymiar – międzynarodowy.

Dokładne przygotowanie się do rozmów jest połową sukcesu

PETER HONEY

Negocjacje biznesowe – przygotowanie

Etap przygotowań może zawierać od kilku do kilkunastu kroków obejmujących elementy strategicznego, logistycznego i psychologicznego planowania. 

Element strategiczny

Dobrze jest mieć jasno określony cel i zbudować strategię negocjacji wokół niego. Analiza strategii musi być przeprowadzona rzetelnie i bez bagażu emocji, pomimo świadomości, jak bardzo nam zależy na osiągnięciu celu negocjacji. Analiza strategii pozwoli również ocenić mocne i słabe strony osób negocjujących. Najlepiej przygotować się do tego zespołowo (tzw. burza mózgów) spisując wszystkie pomysły i eliminując te najsłabsze.  Ponieważ podstawą negocjacji jest komunikacja, dobrze jest określić osobę, która będzie prowadzić negocjacje lub wyznaczyć kilka osób odpowiedzialnych za poszczególne obszary. Ostateczna decyzja zależy od wielkości grupy negocjującej.

* Pytania, które należy uwzględnić: Co chcemy osiągnąć?

* Co będzie dla nas sukcesem?

* Jakie jest prawdopodobieństwo, że osiągniemy nasz cel?

* Czy chcemy osiągnąć cel krótko- czy długofalowy?

* Z czego jesteśmy skłonni zrezygnować?

* Jakie mogą być oczekiwania drugiej strony?

Element logistyczny

Oprócz przygotowania dokumentacji w języku polskim konieczne jest przetłumaczenie projektów umów, dokumentów i wszelkich dodatkowych informacji, które pozwolą kontrahentowi wyrobić sobie zdanie na temat polskiej spółki i ludzi ją reprezentujących. Należy zaplanować dojazd i pobyt w miejscu prowadzenia rozmów. Jeśli spotkanie odbywa się za granicą, dobrze jest uwzględnić czas konieczny na odpoczynek po podróży, szczególnie gdy cel podróży mieści się w innej strefie czasowej.

Jakie kwestie należy rozważyć:

* Nasza lokalizacja / lokalizacja drugiej strony / neutralna lokalizacja – każda ze stron powinna czuć się komfortowo. Umiejscowienie rozmów w na terenie naszej spółki może stanowić dodatkowy atut psychologiczny, tym samym stawiając drugą stronę w nieco mniej komfortowym położeniu.

* Dostępność miejsca – czy lokalizacja rozmów pozwala na swobodny, bezproblemowy dostęp, czy zapewniona jest poufność, bezpieczeństwo, wygoda.

Element psychologiczny

Jakie kwestie należy rozważyć: Przygotowanie na poziomie emocjonalnym jest niezwykle ważne dla zbudowania pozytywnego obrazu firmy, przełamania barier i wzbudzenia pozytywnych emocji. Konieczne jest również zapoznanie się z tłem kulturowym partnera negocjacyjnego zwiększa szanse osiągnięcia porozumienia, przez co wpływa bezpośrednio na dalsze losy projektu.

* W ramach przygotowań należy uwzględnić:

* Różnice kulturowe między stronami rozmów

* Zagraniczne prawa i zwyczaje

* Poznanie sposobu myślenia i zachowania partnerów

* Styl prowadzenia rozmów

---

Negocjacje biznesowe – ćwiczenie

Przygotowanie do rozmów w dużej części może stanowić o sukcesie negocjacji. Dobre przygotowanie dodaje pewności siebie. Pozwala również na jasne określenie celów, słabych punktów i strategii spotkania zanim rozmowy się rozpoczną. Zalecane jest poświęcenie, co najmniej, 1 dnia przygotowań na każdy dzień planowanych negocjacji.

Kilka praktycznych wskazówek:

Warto przećwiczyć

Symulacje rozmów negocjacyjnych

Możliwe pytania i odpowiedzi

Przydatne zwroty

Warto przetłumaczyć

Projekty umów i inne dokumenty

Broszurę na temat firmy i jej misji

Aby dobrze przygotować się do negocjacji z partnerem zagranicznym warto nawiązać współpracę z rzetelnym i profesjonalnym tłumaczem. Skontaktuj się ze mną, aby omówić szczegóły. Pomogę na każdym etapie przygotowania i prowadzenia negocjacji, a dzięki temu będziesz mógł poświęcić więcej czasu na strategiczne planowanie kolejnych kroków. Zapraszam do przeczytania części 2, gdzie opisuję konieczne do uwzględnienia aspekty kulturowe oraz rolę tłumacza.